Een lijst is een verzameling van gegevens (items) zoals bijvoorbeeld naam, voornaam, straat in een adreslijst. De lijst op SharePoint is gedeeld met alle teamleden. Verder kan je eveneens nog andere personen uitnodigen om deze lijst te bekijken of te bewerken.
In een organisatie worden verschillende types van lijsten gebruikt, waaronder aankondigingen, taken, contactpersonen, probleemopvolging enz… . Elke lijst bevat 1 of meer kolommen met gegevens voor elk item op de lijst.
Bij een lijst kunnen verschillende weergaven (views) gemaakt worden. Deze maken het mogelijk om de gegevens te ordenen, te sorteren en te filteren op verschillende manieren. Er kan ook een heel ander uiterlijk aan een lijst gegeven worden d.m.v. een weergave zoals een kalenderweergave.

Aanmaken van een lijst

Je hebt 4 opties om een lijst te maken:

• een lege lijst
  • je maakt alles zelf aan, dus alle kolommen die nodig zijn en alle weergaven (views)
• vanuit een Excel tabel
  • je hebt een Excel tabel waarin alle gegevens staan zoals de labels van de kolommen en de data zelf.
• vanuit een bestaande lijst
  • je baseert je nieuwe lijst op een reeds bestaande lijst met kolommen en weergaven.
• vanuit een bestaande template
  • je maakt gebruik van bestaande templates. Deze bevatten alle kolommen en weergaven, die je zelf nog kunt aanpassen.

Lege lijst

ga naar de starpagina van je SharePoint site, klik op Nieuw -> Lijst .

Vervolgens krijg je de keuze hoe je de lijst wil aanmaken. Hier selecteren we nu “Lege lijst” .

Als je Show in site navigation aanvinkt, wordt deze lijst ook getoond op het menu Snelle Start (Quick Launch) aan de linkerkant van de SharePoint site.

Na het klikken op Create (of Maak) is je lijst klaar voor gebruik.

Je kan nu de kolom Titel een andere naam geven en bijkomende kolommen maken. Dit zien we verderop in de les.

vanuit een Excel tabel

Je kunt een bestaande Excel spreadsheet gebruiken om een nieuwe lijst aan te maken, en gelijktijdig de data in deze lijst te transporteren.
Hiervoor moet de Excel tabel wel als tabel geformatteerd zijn. Dit kun je op de volgende manier doen.

Selecteer het bereik dat je voor je lijst wil maken, klik in het startmenu op Opmaken als een tabel -> selecteer een layout -> controleer de gegevens in “Tabel maken” -> klik op OK

Voer onderstaande stappen uit op de hoofdpagina van je SharePoint site.

Er wordt nu gevraagd om ofwel een Excel op te laden vanf je PC of je kan een bibliotheek kiezen waarin het Excel bestand staat.

Je krijgt daarna een voorbeeld te zien van de inhoud van de nieuwe lijst, en je kan als het nodig is het type (één regel tekst, cijfer,… )van een kolom wijzigen. Klik vervolgens op next (volgende).

Je dient nu nog alleen maar de naam en de beschrijving van de nieuwe lijst in te geven.

vanuit een bestaande lijst

Hiermee ga je een nieuwe lijst maken gebaseerd op een bestaande lijst. De lijst die als sjabloon dient, kan ook op een andere SharePoint site staan. Er worden alle kolommen, weergaven en opmaak van deze lijst gekopieerd. (Zonder data).

Kies vervolgens de site en de lijstnaam die je wil gebruiken als sjabloon. Geef vervolgens de naam en de beschrijving van de nieuwe lijst.

vanuit een template

je kan gebruik maken van een template. Deze lijst wordt kant en klaar voor jou ingericht met kolommen. Deze lijst kan je na de creatie nog steeds aanpassen door er kolommen aan toe te voegen of te verwijderen. In ons voorbeeld ga ik een “onkostentracker” selecteren.

Je krijgt nu een voorbeeld te zien hoe de lijst er na de creatie uitziet. De hier getoonde demo data wordt natuurlijk niet in je lijst ingevuld.

Vervolgens geef je nog de naam en de beschrijving van de lijst in.