MSSP – Bibliotheken – kolommen

Je kan in een bibliotheek kolommen bijmaken die je helpen jouw informatie te groeperen, te categoriseren en bij te houden. Met andere woorden, je kan hierdoor efficienter naar documenten zoeken en klasseren.

Er bestaan verschillende soorten van kolommen. Elke kolom is van een bepaald type :

• ze bevatten één regel tekst
• een vervolgkeuzelijst met opties
• een getal
• een getal dat wordt berekend op basis van andere kolommen
• een kolom waarmee u de naam van een persoon kunt selecteren
• datum
• ….

• Ga naar de bibliotheek waarin je een kolom wil maken.
• selecteer aan de rechterkant van de naam van de laatste kolom boven aan de bibliotheek de optie +Kolom toevoegen.
• selecteer in de vervolgkeuze het type voor de nieuwe kolom

• Voer in het venster dat nu geopend wordt de vereiste gegevens in. Het aantal veld dat je moet/kunt invullen is verschillend voor elk kolomtype dat je kiest.

Voorbeeld 1: één regel tekst kolom

We willen in onze bibliotheek een kolom toevoegen waar we een projectnummer kunnen invullen (vb WZ10VJ21). Hiervoor gaan we een kolom gebruiken van het type Eén regel tekst.

OPMERKING: voor een map kan je geen kolomwaarden ingeven.

informatie kan nu ingevuld worden. Dit doe je door een document te selecteren, daarna kan je met de info knop bovenaan op de werkbalk (zie 2 op de afbeelding) een apart venster openen waar men een overzicht krijgt van:
de inhoud van het document,
wie er allemaal toegang heeft
en de inhoud van de kolommen zelf.
Door nu op de knop bewerken te klikken wordt er een nieuw venster geopend waar men de gegevens van de kolommen kan wijzigen (zie 3 op de afbeelding).

Door nu te klikken in de vakjes (bvb Projectnummer) kan je gegevens invullen of wijzigen.

Voorbeeld 2: Keuze

In dit voorbeeld gaan we een kolom afdeling toevoegen. Om ervoor te zorgen dat men enkel voorgedefiniëerde waarden kan ingeven en daardoor de kwaliteit van de data verhoogt, werken we met keuze velden.

Indien we dit niet doen, dan kunnen verschillende woorden ingevuld worden voor de afdeling: bv HR, Human Resource, HRM, Personeelsafdeling, etc … Hiermee kan men dan de documenten niet op een juiste manier gegroepeerd tonen in de bibliotheek, daar de afdelingen voor de computer verschillend zijn.

Opmerking: je kan ervoor zorgen dat de gebruiker zelf een waarde mag toevoegen die nog niet bestaat. Deze waarde wordt dan wel mee opgenomen in de lijst, zodanig dat andere gebruikers deze keuze ook kunnen selecteren.