M365CA – ruimten en apparatuur

In Microsoft 365 is het mogelijk om resources zoals vergaderruimten, aula’s, bedrijfsauto’s, beamers, etc… een postvak toe te kennen. Hierdoor kunnen gebruikers deze dan reserveren en gebuiken. Het reserveren zelf gebeurt in Outlook door zo een resource mee uit te nodigen als genodigde. De resource kan dan automatisch de deelname bevestigen indien ze nog niet ingeboekt is en wanneer de instellingen van de resource dit toelaten. In het andere geval moet een specifieke persoon de deelname van de resource handmatig goed-/afkeuren.

Om een resource aan te maken ga je naar het Microsoft 365 beheercentrum ->Resources -> ruimten en apparatuur.
Klik vervolgens op Bron toevoegen.

Als eerste moet je de type resource invullen, Ruimte of Apparatuur. Vul daarna de resterende gegevens in.

Als de resource gereed is, krijg je mogelijkheid om de reserveringsopties te bewerken.

Je kan hier dan toestaan of de vergaderingen repeterend mogen zijn zoals bijvoorbeeld : elke maand.
Reserveringsperiode zijn het aantal dagen dat een ruimte op voorhand kan gereserveerd worden.
Indien de resource de vergaderverzoeken niet automatisch zelf mag accepteren of aflenen, dien je nog een verantwoordelijke persoon in te vullen. Dit kan je doen door het vinkje voor de optie weg te halen, er verschijnt dan een bijkomend invulveld. In dat geval moet deze persoon steeds de goed-/afkeuring manueel doorvoeren. Hij krijgt hier dan voor elke vergadering een e-mail.